Intelligente Finanzverwaltung

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Manfred Wundara Abteilungsleiter Informations- und Kommunikationstechnologie im Magistrat Villach. © Karin Wenig

 

Villach verbindet digitale Finanzprozesse und KI, um Verwaltungsabläufe zu automatisieren und Ressourcen effizienter einzusetzen. © Getty Images / zur Verfügung gestellt von Bohmann Verlag

Finanzbuchhaltung, Steuern und Abgaben, Mahnwesen, Exekution, Inventar-und Darlehensverwaltung sowie Voranschlag und Rechnungsabschluss sind von großen Datenmengen, wiederkehrenden Arbeitsschritten geprägt und erfordern zahlreiche Schnittstellen.

Dabei reicht es nicht, Papier durch elektronische Dokumente zu ersetzen. Ein elektronisches Dokument, das anschließend manuell zugeordnet, erfasst und zwischen Anwendungen weitergegeben wird, ist zwar digital – der Prozess dahinter noch nicht. Der entscheidende Nutzen entsteht durch medienbruchfreie Abläufe: Daten werden möglichst nur einmal erfasst, strukturiert weiterverarbeitet und automatisiert zwischen Systemen ausgetauscht.

Villach: Digitalisierung als Prozesskette

Diesen Ansatz verfolgt die Stadt Villach seit Jahren. Zahlreiche aufeinander abgestimmte Maßnahmen haben schrittweise eine weitgehend digitale Prozesslandschaft im Finanzbereich entstehen lassen. Die Basis dafür war ein offenes Finanzsystem und die konsequente Integration von Sub-und Vorsystemen. So werden sämtliche Vorschreibungen und Rechnungen im Finanzsystem erzeugt, was in weiterer Folge die automatische Rückbuchung von offenen Posten bzw. die automatisierte Verbuchung von Bankdatenträgern ermöglicht. Das Finanzsystem fungiert des Weiteren als zentrale Basis für sämtliche Debitoren-und Kreditorenadressen, welche über einen Automatismus mit den Daten zentraler Register abgeglichen werden.

Der laufend aktualisierte Adressbestand bildet wiederum die Grundlage für die Digitalisierung der Zustellungsprozesse. Schriftstücke können direkt aus den Fachprozessen elektronisch versendet werden. Neben den klassischen Methoden der dualen Zustellung besteht für Bürger:innen und Unternehmen der Stadt Villach die Möglichkeit, die Finanzdaten als auch Zustellungen über das Bürger:innen-Portal „Kaerstin“ einzusehen. Eine einfache Anmeldung bei diesem Bürger:innen-Portal kann über die ID-Austria erfolgen. Durch die Integration der ID-Austria in weitere Apps der Stadt Villach wie z. B. Cities werden diese Daten auf eine einfache Art und Weise den Bürger:innen in denjenigen digitalen Orten angezeigt, in denen sie sich bewegen.

Bankdatenträger werden weitgehend automatisiert verarbeitet und verbucht. Das Mahn-und Exekutionswesen ist an den elektronischen Rechtsverkehr angebunden. Relevante Schriftstücke fließen in ein zentrales Dokumentenmanagementsystem und werden in einem digitalen Finanzakt zusammengeführt. Im Bereich der Inventarverwaltung werden die Inventarisierungs-und insbesondere die Inventurvorgänge durch RFID-Technologie unterstützt. Sämtliche Versicherungsverträge der Stadt Villach werden integrativ im Finanzsystem der Stadt verwaltet und gepflegt.

Besonders weit fortgeschritten ist die Digitalisierung im Bereich Steuern und Abgaben. Über interne und externe Schnittstellen werden Daten elektronisch übernommen und direkt weiterverarbeitet. Über 10.000 digitalisierte Wasserzähler übermitteln derart über ein LoRaWAN-Netzwerk tagesaktuelle Daten. Ein elektronischer Rechnungsworkflow und ein Workflow zur Mittelfreigabe ergänzen die Prozesslandschaft. Das Prinzip dahinter: Nicht die einzelne Anwendung, sondern der durchgängige Geschäftsprozess steht im Mittelpunkt.

Rechnung findet ihren Weg

Die Digitalisierung schafft zugleich die Voraussetzung für den gezielten Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI). In Villach unterstützt unter anderem eine KI-Anwendung die Zuordnung eingehender Rechnungen zu den zuständigen Organisationseinheiten. Informationen aus der Rechnung werden analysiert und daraus wird abgeleitet, welcher Bereich für die Bearbeitung zuständig ist und die Rechnung in den richtigen Workflow zugeteilt. Über 90 Prozent der Rechnungen können so automatisiert verarbeitet werden. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Automatisierung und KI. Ein Workflow anhand eindeutig definierter Regeln ist Automatisierung. Ein System, das aus Rechnungsinhalt, Lieferant, historischen Zuordnungen und weiteren Merkmalen die wahrscheinlich richtige Zuordnung ableitet, nutzt KI-Methoden. Beide Ansätze sind wertvoll. Entscheidend ist, welche Technologie einen Prozess zuverlässig, wirtschaftlich und rechtskonform verbessert.

Wo der nächste Nutzen liegt

Das Potenzial reicht weiter. Bei der Belegverarbeitung können KI-Systeme Finanzdokumente klassifizieren, Inhalte extrahieren, Auffälligkeiten erkennen und Buchungsvorschläge erstellen – etwa für Sachkonten, Kostenstellen oder Projekte.

Bei Steuern und Abgaben wird in Zukunft die KI Anträge, Erklärungen und Schriftstücke verifizieren, klassifizieren, Informationen extrahieren, den Akten zuordnen oder umfangreiche Vorgänge zusammenfassen. Im Mahnwesen und Forderungsmanagement können auf Basis von Datenanalysen Zahlungsströme und offene Forderungen strukturiert und auffällige Entwicklungen sichtbar gemacht werden. Wo automatisierte Bewertungen Auswirkungen auf Bürger:innen oder Unternehmen haben, müssen Transparenz, Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und menschliche Verantwortung besonders berücksichtigt werden.

Großes Potenzial besteht bei Voranschlag, Budgetvollzug und Rechnungsabschluss. Das zentrale Finanzsystem enthält umfangreiche historische Daten. Prognosemodelle könnten daraus, verbunden mit aktuellen Entwicklungen, Hochrechnungen für den weiteren Jahresverlauf erstellen und Abweichungen vom Voranschlag früher sichtbar machen. Plausibilitätsprüfungen, Kontenabstimmungen und die Erkennung ungewöhnlicher Veränderungen bieten weitere Ansatzpunkte für eine Optimierung.

Gute Daten kommen vor guter KI

Eine erfolgreiche KI-Strategie beginnt dabei nicht mit der Auswahl eines KI-Produktes. Sie beginnt mit Datenqualität, standardisierten Prozessen und funktionierenden Schnittstellen. Sind Infor

Digitalisierung auf einen Blick

Im Finanzbereich der Stadt Villach wurden in den vergangenen Jahren unter anderem folgende Schritte umgesetzt:

• Vollständige Integration der elektronischen Zustellung

• Automatisierter Adressabgleich über zentrale Register

• KI-gestützte Zuordnung der eingehenden Rechnungen

• Weitgehend automatisierte Verbuchung von Bankdatenträgern

• Anbindung des Mahn- und Exekutionswesens an den elektronischen Rechtsverkehr

• Integration der Schriftstücke in das Dokumentenmanagementsystem als digitaler Finanz- und Steuerakt

• Weitgehende Digitalisierung von Steuern und Abgaben über interne und externe Schnittstellen

• Durchgängiger elektronischer Rechnungsworkflow

• Digitaler Workflow zur Mittelfreigabe

Der nächste Schritt: Bestehende Daten und digitale Prozesse — verstärkt für Automatisierung, Prognosen und KI-gestützte Entscheidungsunterstützung nutzen.

Wo KI im kommunalen Finanzwesen Potenzial hat

• Finanzbuchhaltung: automatische Kontierungs- und Buchungsvorschläge, Belegerkennung, Plausibilitätsprüfungen und Anomalieerkennung

• Steuern und Abgaben: Klassifikation von Anträgen und Schriftstücken, Datenextraktion, automatische Aktenzuordnung und Zusammenfassung komplexer Vorgänge

• Mahnwesen und Exekution: Analyse offener Forderungen, Erkennung von Auffälligkeiten und Unterstützung bei der Priorisierung von Fällen

• Voranschlag und Budgetvollzug: Prognosen zur Haushaltsentwicklung, frühzeitige Erkennung von Budgetabweichungen und automatisierte Hochrechnungen

• Rechnungsabschluss: Plausibilitätskontrollen, Abstimmungen, Abweichungsanalysen und Unterstützung bei Erläuterungen

• Inventar und Darlehen: Erkennung von Unstimmigkeiten, automatisierte Fristenkontrolle sowie Zins-, Tilgungs- und Szenarioanalysen

• Grundsatz: Automatisieren, wo klare Regeln bestehen. KI einsetzen, wo Muster erkannt, Inhalte verstanden oder Prognosen erstellt werden müssen. Menschliche Verantwortung dort sicherstellen, wo Entscheidungen rechtliche oder finanzielle Auswirkungen haben